在英美法下，公司秘書是一家公司（私人公司和公眾組織）的高級(jí)職位，它并不是某個(gè)股東或者董事的私人秘書，而是為整個(gè)公司的法律合規(guī)服務(wù)，屬于公司管理層（即所謂的“Officer”，成員或高級(jí)成員）。
不管是在美國、加拿大還是在香港、BVI，通常，公司秘書被叫做“Company Secretary”或“Secretary”，其主要是為公司的行政效率負(fù)責(zé)，特別是處理公司的法律合規(guī)和法定要求，并確保董事會(huì)決定能夠有效實(shí)施。具體來看，公司秘書的日常職能包括：
可以看出，盡管公司秘書有“秘書”二字，但它并不是普通意義上的“辦事員”，更不是為領(lǐng)導(dǎo)端茶遞水、打雜和安排行程的私人秘書。正是因?yàn)楣久貢姆ǘǖ匚缓吞囟氊?zé)，很多國家都明文規(guī)定，私人公司必須依法任命一個(gè)公司秘書，且該公司秘書一般為公司董事會(huì)成員。
香港公司須有一名公司秘書，可以是自然人，也可以是法人團(tuán)體。如果是自然人，須常居于香港；如果是法人團(tuán)體，其注冊辦事處須在香港，或須在香港設(shè)有營業(yè)地點(diǎn)。香港私人公司的董事，如果為該公司唯一董事，則不得兼任該公司的私人秘書。反過來，只有一個(gè)董事的私人公司的公司秘書，如果該私人公司是法人團(tuán)體，其不可以同時(shí)兼任唯一董事。
如果香港公司沒能遵從新《公司條例》的規(guī)定，該公司及其每名責(zé)任人均屬犯罪，可各處第6 級(jí)共計(jì)港幣100,000 元罰款。如有關(guān)罪行是持續(xù)的罪行，則可就該罪行持續(xù)時(shí)間每天各另處港幣2,000元罰款。
感謝離岸快車網(wǎng)友 @小小海龜 供稿
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