情況一：每個財政年度
私人公司須在其會計參照期結束后的9 個月內舉行一次周年成員大會。

情況二：首個會計參照期
如果公司的會計參照期是首個會計參照期，而該參照期超過12 個月，須在成立的周年日后的9 個月內或該會計參照期結束后的3 個月內，舉行一次周年成員大會。

情況三：縮短會計參照期
如果公司通過董事決議或根據公司注冊處處長的通知，縮短其會計參照期，則須在縮短的會計參照期結束后的9 個月內或在該董事決議日期后的3 個月內，舉行一次周年成員大會。兩者以較遲者為準。

如果違反上述規定，該公司及每名責任人均屬犯罪，可各處港幣50,000 元的罰款。

當然，符合條件的香港公司亦可以免于召開周年成員大會，主要是：

（1）一人公司；或
（2） 公司75% 的成員同意，且其余25% 成員不反對而通過的特別決議。