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香港政府規(guī)定香港有限公司必須有一名香港法定秘書(shū),法定秘書(shū)由香港本地自然人或法人擔(dān)任。 提供法定秘書(shū)的同時(shí),一般還提供注冊(cè)地址和處理政府來(lái)往文件。法定秘書(shū)相等于海外人士在香港的代言人,法定秘書(shū)對(duì)公司沒(méi)有直接的控制權(quán)或擁有權(quán),但如果公司發(fā)生問(wèn)題,法定秘書(shū)是要擔(dān)當(dāng)一定責(zé)任的。 法定秘書(shū)的服務(wù)功能有別于商務(wù)秘書(shū)。法定秘書(shū)是在注冊(cè)有限公司時(shí)法律要求必須存在的,不可以把法定秘書(shū)當(dāng)成每天為我們處理商務(wù)的商務(wù)秘書(shū)。
法定秘書(shū)的功能
在香港注冊(cè)的有限公司,都需要根據(jù)香港公司法(香港法例第三十二章)委任董事及公司秘書(shū),以便履行公司的法定責(zé)任,及維持公司基本的運(yùn)作。由二零零四年二月十三日開(kāi)始,董事的最低要求由兩位減至一位,而公司秘書(shū)并不能由唯一的公司董事?lián)巍?公司秘書(shū)乃法定職位,其職務(wù)包括向公司注冊(cè)處申報(bào)有關(guān)公司的結(jié)構(gòu)、任何主要人事的變動(dòng);亦需為董事局?jǐn)M備公司的會(huì)議議程、籌備周年股東大會(huì)及對(duì)相關(guān)的法定條例提供專業(yè)咨詢。
秘書(shū)的任職資格
公司秘書(shū)可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團(tuán)體。若為個(gè)人,該人必須經(jīng)常居住于香港;若為法人團(tuán)體,該法人團(tuán)體必須在香港有注冊(cè)地址或營(yíng)業(yè)地點(diǎn)。上市公司對(duì)秘書(shū)的要求較為嚴(yán)格。上市公司的秘書(shū)必須是個(gè)人而非法人團(tuán)體,而且該人必須是英國(guó)特許秘書(shū)及行政人員公會(huì)香港分會(huì)會(huì)員、律師、大律師或?qū)I(yè)會(huì)計(jì)師,而且必須得到聯(lián)合交易所認(rèn)可其在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責(zé)。 根據(jù)法例,公司秘書(shū)一職可由董事兼任,即具有雙重身分。當(dāng)一份檔應(yīng)由董事和秘書(shū)聯(lián)合簽署時(shí),具有董事和秘書(shū)雙重身分的人士只能以秘書(shū)的身分簽署。
秘書(shū)的責(zé)任
公司秘書(shū)的責(zé)任取決于其與公司的安排。一般來(lái)說(shuō),秘書(shū)應(yīng)確保公司的運(yùn)作符合公司條例的要求。
公司秘書(shū)通常有以下幾項(xiàng)責(zé)任:
1. 參加股東大會(huì)和董事會(huì),編寫(xiě)會(huì)議記錄;
2. 在董事會(huì)的指示下,發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會(huì)和董事會(huì)的所有人員;
3. 秘書(shū)有時(shí)應(yīng)加簽檔和蓋章;
4. 處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜;
5. 保存會(huì)議記錄、股東名冊(cè)、董事和秘書(shū)名冊(cè)、抵押名冊(cè);
6. 按規(guī)定向公司注冊(cè)處提交有關(guān)文件, 例如年度報(bào)表,更改董事或股東的通知等。