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香港政府規(guī)定香港有限公司必須有一名香港法定秘書,法定秘書由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書的同時,一般還提供注冊地址和處理政府來往文件。法定秘書相等于海外人士在香港的代言人,法定秘書對公司沒有直接的控制權(quán)或擁有權(quán),但如果公司發(fā)生問題,法定秘書是要擔當一定責任的。 法定秘書的服務功能有別于商務秘書。法定秘書是在注冊有限公司時法律要求必須存在的,不可以把法定秘書當成每天為我們處理商務的商務秘書。
法定秘書的功能
在香港注冊的有限公司,都需要根據(jù)香港公司法(香港法例第三十二章)委任董事及公司秘書,以便履行公司的法定責任,及維持公司基本的運作。由二零零四年二月十三日開始,董事的最低要求由兩位減至一位,而公司秘書并不能由唯一的公司董事?lián)巍?公司秘書乃法定職位,其職務包括向公司注冊處申報有關(guān)公司的結(jié)構(gòu)、任何主要人事的變動;亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備周年股東大會及對相關(guān)的法定條例提供專業(yè)咨詢。
秘書的任職資格
公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人,該人必須經(jīng)常居住于香港;若為法人團體,該法人團體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體,而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或?qū)I(yè)會計師,而且必須得到聯(lián)合交易所認可其在學術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責。 根據(jù)法例,公司秘書一職可由董事兼任,即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯(lián)合簽署時,具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。
秘書的責任
公司秘書的責任取決于其與公司的安排。一般來說,秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。
公司秘書通常有以下幾項責任:
1. 參加股東大會和董事會,編寫會議記錄;
2. 在董事會的指示下,發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會和董事會的所有人員;
3. 秘書有時應加簽檔和蓋章;
4. 處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜;
5. 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊;
6. 按規(guī)定向公司注冊處提交有關(guān)文件, 例如年度報表,更改董事或股東的通知等。